Авансовый отчет

Для ведения подотчета используется документ "Авансовый отчет".
Авансовый отчет - предназначен для ведения полученных, израсходованных или возвращенных денежных средств сотрудником организации.

Чтобы создать авансовый отчет, откройте Документы->Кассовые->Авансовые отчеты, далее нажмите правую кнопку на "Авансовые отчеты" в проводнике и выберите команду "создать авансовый отчет". (Если вы не знаете, что такое "проводник", ознакомьтесь с "Общими рекомендациями"!)

Для того, чтобы начать работать с авансовыми отчетами, нужно внести первый документ авансового отчета с сальдовым результатом. Для этого, добавьте документ в авансовый отчет и выберите в поле "Движение средств" -"поступление" или "списание", в зависимости от долга подотчетного лица.

Если документы не должны попадать в отчет по взаиморасчетам, то в поле "Движение средств" выберите "поступление" или "списание" (если расходный документ - выбираем списание, приходный документ - выбираем поступление).
"Поступление" и "Списание" влияют только на авансовые отчеты и предназначены для корректировки сумм авансового отчета. На взаиморасчеты с организациями и физическими лицами не влияют.

Поле "Тип документа" заполнять не обязательно, оно просто информативное. Его можно заполнить, выбрав из списка "Кассовый чек", если нет документа, для заполнения поля "По документу".
Если нет подходящего типа документа, напишите необходимый вам вариант в поле "Основание".

Для автоматического добавления документов, по которым сотрудник получал или сдавал денежные средства, предусмотрена функция "Добавить автоматически кассовые документы".

ВНИМАНИЕ!!! для работы функции "Добавить автоматически кассовые документы" необходимо, чтобы на сотрудника был добавлен хотя бы один начальный/первый авансовый отчет. Функция определяет дату предпоследнего авансового отчета и проверяет есть ли приходные или расходные кассовые ордера, не зарегистрированные в авансовых отчетах за период с предпоследнего по текущий авансовый отчет. Именно по этой причине необходим первый авансовый отчет.

Встав на шапку документа "Авансовый отчет" можно увидеть следующую информацию:
"итого получено" - сколько получил сотрудник;
"израсходовано" - сколько сотрудник израсходовал;
"перерасход" - сумма, которую организация должна вернуть сотруднику;
"остаток" -  сумма, которую сотрудник должен вернуть организации;

После создания авансового отчета нажмите кнопку предварительного просмотра, либо стрелку возле нее, чтобы выбрать другую форму для просмотра.

Пример.
Сотруднику было выдано 500 рублей.
Создается расходный кассовый ордер. В поле "Выдать" выбирается этот сотрудник.
Вносится сумма 500 рублей в поле "Сумма".
В поле "Вид целевого назначения" выбирается "подотчет".
Остальные поля будут заполнены автоматически.
Далее, создается авансовый отчет. Заполняется поле "Организация" для которой создается отчет, поле "Сотрудник" которому были выданы денежные средства.
Далее, нажимается правая кнопка мыши на авансовом отчете в проводнике и выбирается команда "Добавить автоматически кассовые документы".
После этого к авансовому отчету добавится расходный ордер, который создали ранее. (Вы можете добавить расходный ордер вручную, выбрав команду "Добавить документ" вместо "Добавить автоматически кассовые документы", но вам придется заполнить все поля самостоятельно. Так, в поле "Движение средств выбирается "Получил по расходному кассовому ордеру", а в поле "По документу" выбирается расходный кассовый ордер, который создали ранее)