Создание и
заполнение документа
АКТ Ревизии
Внимание! Сам по себе акт ревизии является полным аналогом "Акта списания" с расширенной функциональностью для проведения ревизий. После создания акта ревизии товар спишется со склада. Во время ревизии нельзя торговать. Перед созданием акта ревизии необходимо ввести все товарные документы, которые должны быть учтены в ревизии.
Внимание! Можно намного ускорить процесс ревизии, если разделить его на этапы и воспользоваться документом "Временный список штрих кодов". В документе "Временный список штрих кодов" необязательно работать через штрих код. В этом документе можно вводить данные вручную даже при отсутствии штрих кода.
К примеру, возьмем магазин, имеющий торговый зал и несколько внутренних складов. Обратите внимание, в программе будет всего 1 склад, к примеру "магазин", а реальных складов будет несколько. Сам торговый зал, по сути, тоже склад. На момент ревизии вы предлагаете продавцам забрать со склада(ов) столько товара, сколько им надо для торговли в момент ревизии. Так как, нельзя торговать или уносить со склада товар во время ревизии. После этого магазин продолжает торговать без остановки, но с ограничением, что со склада нельзя принести товар, а на складах уже началась ревизия. Для каждого склада создаете собственный документ "Временный список штрих кодов". После ревизии на складах закрывается магазин и делается последний документ "Временный список штрих кодов" по торговому залу. Далее создаем акт ревизии и выполняем ввод остатков как описано в 2.2.1., а пунктом 2.1.1. пользуемся только для корректировки данных.
Удобно делать ревизию таким образом: один сотрудник идет вдоль стеллажей, называя наименование товара или код товара и количество, другой сотрудник сидит за компьютером и вводит под диктовку. И еще, как с "Актом ревизии" так и с "Временным списком штрих кодов" могут работать одновременно несколько пользователей. Хотя при работе с документом "Временный список штрих кодов" лучше, чтобы каждый пользователь работал со своим документом. Тогда порядок диктовки останется уникальным для каждой ревизии. При необходимости можно будет перепроверить оператора на правильность ввода данных. При одновременном вводе в акт ревизии, порядок ввода остатков будет перемешанный по вводу пользователей.
Создание акта ревизии
1.1. Создаем документ "Документы" -> "Складские" ->«Акты ревизии» -> Создать "Акт ревизии". Документ создается с уже заполненной нашей организацией. В случае работы с несколькими организациями выберите необходимую.
1.2. Проверяем поле «№» и «Дата» - день ревизии. Номер проставляется автоматически, а вот дату обычно устанавливают. Но помните, если есть документы с поздней датой, то будет тяжелей разбираться с ревизией. Как правило, старше акта ревизии документов нет.
1.3. В поле «Кладовщик» указываем сотрудника, являющегося кладовщиком склада и "Склад", в котором проводится ревизия. Заполнение обязательно!
1.4. В правой части окна(в проводнике) раскройте значок «+». У документа есть два раздела "Товары по компьютеру" (это все то, что занесено в программу, как имеющееся на складе) и "Товары по складу" (это все то, что реально присутствует на полках склада).
1.5. Раздел «Товары по компьютеру» удобнее заполнить автоматически. Курсор должен оставаться на шапке документа (строка в левой части окна, где видно дату и номер документа). В основном меню выберите "Правка" -> "Добавить весь имеющийся товар". Откроется окно "Выбор товаров", в окне имеется фильтр для проведения частичной ревизии. В случае полной ревизии по складу, просто нажмите "Принять". В проводнике на акте ревизии нажмите на "+". Возле раздела "Товары по компьютеру" будет значок "+", говорящий, что товары добавлены.
Обратите внимание! В этот момент товары будут списан со склада. Торговать и делать ревизию одновременно НЕЛЬЗЯ!
Ввод остатков в акт ревизии.
Ручной ввод.
Внимание! Можно воспользоваться документом "Временный список штрих кодов". Данный документ позволяет производить ручной ввод. Тогда не будет путаницы с вводом в поля "Товары по складу" и "Товар". Если вы пойдете по этому пути, то выполните шаги начиная с 2.2.1, а к ручному вводу вернетесь при внесении изменений вручную.
2.1.1. Встаньте курсором на раздел «Товары по складу». Щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите "Добавить товары по ревизии".
Внимание! Особенность ввода в появившемся окне
при выборе товара. Выберите товар в поле "Товар со склада", тут может быть список
одинаковых товаров, неважно какой, просто выберете первый по списку, который вы
искали. Если товар не был найден в поле "Товар со склада", то только в этом
случае нужно заполнять поле "Товар". Далее
проставьте количество.
Если поле "Товар со склада"
не заполнено, значит товар является 100% излишками. Вам будет необходимо
заполнить еще и поле "Цена"
2.1.2. Чтобы не тратить время на мышь, для добавления следующей строки в "Товары по складу" воспользуйтесь клавишей F7. Не отвлекаясь на мышку, работайте только с клавиатурой. Заполняйте "Товар со склада" и "Количество". Если вы пересчитываете товар, у которого в одной упаковке содержится несколько товаров (20 бутылок в ящике),то заполняйте поле "на место". В примере с бутылками будет «Товар со склада» - бутылка, "Количество" - 1, "на место" - 20.
Если одноименный товар встречается несколько раз в разных местах, к примеру на витрине, под витриной и в складском помещении, то вводите товар столько раз, во скольких местах он лежит! В документе будет несколько строк с одним наименованием, но разным количеством. Это поможет вам перепроверить данные места, когда вы начнете разбираться с излишками и недостачей. Программа легко объединит и просуммирует эти строки, а вы избежите ошибок в подсчетах!
Автоматизированный ввод
2.2.1. При использовании штрих кода можно очень быстро провести ревизию. Для этого существует документ "Временный список штрих кодов".
2.2.2. Для добавления данных из документов "Временный список штрих кодов" в "Акт ревизии", встаем на шапку документа "Акт ревизии" правой кнопкой мыши и выбираем "Добавить товар из временного списка штрих кодов". В появившемся окне выбираем нужный документ и нажимаем "Принять", после этого товары будут добавлены в "Товары по складу". Выполняем 2.2.2. столько раз, сколько у нас временных списков.
3.1. По окончании процесса ввода "Товары по складу", необходимо мышкой перейти на шапку документа (строка, где мы видим дату и номер акта ревизии) и щелкнуть правой кнопкой мыши. Из открывшегося контекстного меню выбираем «Заполнить остатки по факту ревизии». Эта функция объединит одноименный товар, сравнит данные компьютера и спишет недостачу.
3.2. Выводим на предварительный просмотр "Акт ревизии" или "Акт ревизии только излишки и недостача". И начинаем разбираться почему были излишки и недостача у товаров.
3.3. Если вы найдете неточности, вы сможете исправить их только вручную во вкладке "Товары по складу". После изменения во вкладке "Товары по складу" нужно вернуться и выполнить действие 3.1
4. Как только действия пункта 3.3 перестали вас останавливать и вы с персоналом сошлись во мнении, что ревизия завершена, на шапке документа ревизии нажимаем правую кнопку мыши и выбираем функцию «Создать АКТ оприходования излишек». Функция "создаст и откроет" или "предложит открыть" в отдельном окне «АКТ оприходования». В данном документе будут оприходованы все излишки товара, найденные на складе.
«АКТ оприходования» Вы сможете найти через меню "Документы" -> "Складские" ->«Акты оприходования». Обратите внимание, документ содержит основание - "Акт ревизии", без удаления основания его будет невозможно удалить.
После создания «АКТ оприходования» можно возобновить торговлю.
Далее идут формальности. В шапке документа. Если необходимо проставьте "Операция приход", чтобы создались нужные вам проводки. В верху шапки документа есть закладки: "Члены комиссии" и "Доступ к документу". Откройте закладку "Члены комиссии" и выберите нужных сотрудников. Распечатайте акт ревизии если это необходимо и поставьте подписи.
На этом работа с документом окончена.