Операции и проводки

Существует два варианта обработки информации: ручной и автоматический.
Автоматическая обработка в свою очередь делится на:
-обработка на основе предыдущих обработок;
-обработка на основе алгоритма, придуманного бухгалтером и записанного программистом; (но у данного типа есть свои недостатки, так как, бухгалтер не сможет управлять созданным алгоритмом, это сможет сделать только сам программист)

Окно "Операции и проводки" предназначено для автоматизации обработки документов.
С помощью этого окна можно автоматически расставить операции если есть уже обработанные документы.
Так же, это окно предназначено для перерасчета проводок в документах, если, к примеру, в типовой операции изменились проводки или сумма в документе.

Существует несколько способов попадания в это окно:

1) Открыть Сервис->Операции и проводки по всем документам:

Открыв окно из  этого места, вы должны заполнить поле "Тип документа", указав необходимый тип документов, с которыми работать.

2) Открыть определенные документы (например журнал накладных)->Правка->Операции и проводки:

Открыв  окно из этого места, вы не должны заполнять поле "Тип документа", так как оно будет заполнено автоматически, и изменить его нельзя. Так, на рисунке мы видим, что в поле указан тип "накладная", так как мы открыли окно "Операции и проводки" находясь в журнале накладных.
Так же, в этом окне отмечена галочка  “Только по выбранному документу”, но вы можете указать период, для обработки сразу нескольких документов.

Поле "Организация и адрес учета" - выбирается нужная организация если их несколько и если не отмечена галочка "По всем адресам учета".
Галочка "По всем адресам учета" - если отметить эту галочку, то будут автоматически обработаны все документы со всеми адресами учета. Если ее не отмечать, то проводки автоматически не расставятся!

Чтобы ограничить доступ к этой галочке и изменению адресов в поле нужно:
войти в программу под администратором, открыть Файл->Сервис->Группы пользователей->Группа вашей организации->Параметры->Операции и проводки:

Если отметить галочки у "Нельзя изменять адрес фирмы" - то пользователю будет закрыта возможность редактирования поля "Организация и адрес учета".
Если отметить галочки у "Только по одному адресу" - то пользователю будет недоступна для отметки галочка "По всем адресам учета".

Чтобы выбрать адреса, с которыми будет работать определенный пользователь, необходимо открыть Сервис->Администрирование->Пользователи, выбрать нужного пользователя и во вкладке "Выбор доступных адресов" и выбрать адреса:

Только с выбранными адресами будет работать автоматическое заполнение проводок и только в документах с выбранными адресами.

Если отсутствует вкладка "Выбор доступных адресов", необходимо дать доступ на ресурс "Сервис.Пользователи.Выбор доступных адресов" :

Так же, администратор должен настроить:
Файл->Сервис->Группы пользователей->Группа вашей организации->Параметры->Операции и проводки:
отметить галочки у "Только доступные адреса", чтобы пользователи работали только по доступным для них адресам.

Галочка  “Только по выбранному документу”- если вы отметите эту галочку, то будет обрабатываться тот документ, на котором вы вызвали “Операции и проводки”. (доступна только в случае открытия окна из пункта Правка)

Галочка “За период” -  проставьте период, за который нужно обработать документы, тогда будут обработаны только эти документы, созданные за указанный вами период.

Галочка "Рассчитать или пересчитать проводки" - отметьте эту галочку, чтобы произвести перерасчет или расчет, если в проводке были внесены изменения (например, суммы).

Поле "Тип документа" - выберите тип документов для обработки; (поле доступно для изменения только при первом способе попадания в окно "Операции и проводки")

Поле "Документы, содержащие операции" - расчет  только в документах, содержащих выбранную операцию.

Галочка "Автоматически расставить операции" - отметьте эту галочку для автоматического заполнения поля "Операция" в документах.
Информация будет взята из уже готовых, заполненных документов, вплоть до документов, созданных в текущий день.
Но для автозаполнения операций, необходимо, чтобы совпадали некоторые данные в существующих и обрабатываемых документах.
Если у каких-то документов не проставились операции, значит не совпала какая-то информация.

Так, для товарных документов (например, накладных) должен совпадать склад (приход), либо склад (расход). Для прихода строго совпадение продавца, адрес не важен, для расхода строгое соответствие покупателя, адрес не важен.
Для приходных кассовых документов важно совпадение вида целевого назначения, кассы, получателя и его адреса, принято от, через.
Для расходных кассовых документов важно совпадение организации, кассы, адреса, вида целевого назначения, получил и выдать.
Для всех остальных документов:
-для приходных важно: наша организация и адрес, клиент;
-для расходных важно: наша организация и адрес, клиент;
При совпадении перечисленных параметров операции смогут проставиться автоматически.

Помните, что, если документ является первым, то его нужно обработать вручную, так как, предыдущих документов пока не существует и нельзя взять информацию для автозаполнения документа.
Так же, вручную следует заполнять документ, содержащий данные, которые еще нигде не вносились до этого.

Галочка "Заменить уже расставленные операции" - отметьте эту галочку, если, например, была допущена ошибка при расстановке операций. (например, откройте первый по порядку документ с ошибкой, измените операцию на правильную, вернитесь к списку документов и вызовите Правка->Операции и проводки, выставьте нужный период, отметьте галочки  "Автоматически расставить операции" и "Заменить уже расставленные операции" и нажмите ОК)

Галочка "Устанавливать операцию из документа до даты обрабатываемого документа" - если отметить данную галочку, то при автоматическом заполнении операций, информация будет взята из предыдущих документов, вплоть до вчерашней даты (относительно текущей даты). Другими словами, информация из документов, созданных в один день с обрабатываемым не будет учитываться.