предварительный просмотр

Предварительный просмотр - это просмотр документа перед печатью.
У разных документов список печатных форм может меняться, поэтому существует две кнопки предварительного просмотра (которые расположены в пункте меню Файл):
-Предварительный просмотр перед печатью (быстрый просмотр по умолчанию);
-Предварительный просмотр (с выбором нужной печатной формы из списка; жирным шрифтом в списке выделена форма для просмотра по умолчанию);

Иногда, существует необходимость использовать по умолчанию другую форму предварительного просмотра (а не ту, которая предложена программой), либо определенному сотруднику необходима другая печатная форма по умолчанию (то есть, возможно он использует ее очень часто), по этой причине, есть возможность смены печатной формы по умолчанию. Для этого нажимаем клавишу CTRL и удерживая ее открываем Файл->Предварительный просмотр (с выбором), открываем необходимый документ из списка и когда он окончательно откроется отпускаем клавишу CTRL. Закрываем документ. После этого возвращаемся в Файл->Предварительный просмотр и видим, что выбранный нами документ выделен жирным шрифтом, это значит, что он выведется на предварительный просмотр по умолчанию.

Так же, кнопка предварительного просмотра, для удобства, вынесена на панель инструментов:

Первый значок с изображением принтера - печать документа, без предварительного просмотра.

Сама кнопка предварительного просмотра выполняет ту же функцию, что и  Предварительный просмотр перед печатью (из пункта меню Файл) - быстрый просмотр печатной формы, выбранной по умолчанию.
Если вам нужно выбрать другую печатную форму, нажмите треугольник возле кнопки пред.просмотра:

Кнопка-треугольник выполняет те же функции, что и кнопка из меню Файл->Предварительный просмотр -   выбор нужной печатной формы из списка; жирным шрифтом в списке выделена форма для просмотра по умолчанию.
 

Внимание!
Предварительный просмотр не работает без установленных принтеров!
Но, если выполнить установку принтера, то ваша проблема решится.

Рассмотрим пример:
При нажатии кнопки предварительного просмотра, допустим у "Расчетной ведомости", открывается окно "Сохранить как...", в котором нужно указать файл для сохранения и нажав кнопку отмены, вы можете получить ошибку (проблема с принтером).
Можно избавиться от этого окна, чтобы не писать имя сохраняемого файла каждый раз.
Открываем Пуск->Панель управления->Устройства и принтеры:
если в этом окне у вас есть установленный принтер, то жмем на нем правой кнопкой мыши и отмечаем "использовать по умолчанию";
если у вас нет принтера и вы не хотите излишние окна с вопросами от Windows, то нажмите кнопку "Установка принтера".
Далее, отмечаем тип принтера- локальный;
порт- использовать существующий: LPT1;
далее, выбираем принтер из списка (например: HP LaserJet..),
далее, в окне "имя принтера" ничего не меняем;
далее, в окне доступа к принтеру отмечаем "нет общего доступа".
На примере этой модели принтера мы видим, что Windows не требует драйверы принтера. После установки принтера мы также должны отметить галочкой, что он используется по умолчанию.
Таким образом, при предварительном просмотре не будет появляться мешающее окно (описанное ранее).
Не имея принтера физически, у вас все равно есть возможность предварительного просмотра перед печатью.